Analytics - verktyget Bostads AB Mimer letat efter

Västerås största hyresvärd Bostads AB Mimer vill integrera stora delar av personalen i AktivBo Analytics för att få en mer kontinuerlig målstyrning och snabbare åtgärdshantering. Gustav Hanstad, förvaltningschef på Mimer berättar mer. 

För några år sedan satte de upp höga och långsiktiga mål bestående av fyra huvudmål. Målen, som berör områden som kvalitet, kundmätning, medarbetare och ekonomi, kunde sättas tack vare flera års resultat från enkäten Customer ScoreCard. För att komma närmare målen vill Mimer löpande kunna ta del av resultatet från sina hyresgästundersökningar. 

”Även tidigare har vi såklart jobbat mycket med resultat och vi hade redan ett befintligt system där vi kunde styra på kundsynpunkter som kom in. Men vi kände att vi framåt ville ta vara på resultatet från undersökningarna mer löpande och agera på saker som händer nu” berättar Gustav. 

”Analytics gör att vi kan jobba mer kontinuerligt och resultatet från undersökningarna blir ett styrhjälpmedel snarare än ett resultat som vi får in en gång per år. Skillnaderna i resultatet från dag till dag blir ju egentligen små och inte så tydligt som underlag utan snarare bygger vi upp en medvetenhet. Verktyget hjälper oss också att få svar på enskilda frågeställningar och om vi tidigare  trodde att vi skulle få effekt på en fråga  vet  vi nu att vi får effekt. Det ger en helt annan målstyrning.” 

Enkelt uppbyggt

Under våren 2020 deltog personalen i en första workshop i Analytics. 
”AktivBo kom till oss och höll en första workshop för delar av personalen, allt från områdeschefer till kundcenter och kommunikatörer. Alla fick varsin inloggning och enkla arbetsuppgifter som att testbygga sin egen översikt i verktyget. Det var enkelt uppbyggt och vi upplevde AktivBo som lyhörda där vi fick chansen att ställa frågor under workshopen och de tog verkligen åt sig av förslag och förändringssynpunkter, säger Gustav. Vår personal kände att det här verktyget vill vi jobba i.

Snabb återkoppling

Det viktigaste med verktyget är att hyresgästen ska känna sig lyssnad på och att de får en snabb återkoppling på det de tänkt till om. På kommunikationsavdelningen används Analytics genom att hålla koll på de mål som mäts i kundenkäten, vilket i sin tur styr kommunikationen. Textsvaren analyseras och kommunikationen ändras utifrån dem.  

”Vissa tycker till exempel att det skickas för mycket sms, vissa för få. Analytics är ett jättebra verktyg för att kunna se såna synpunkter”, säger Gustav. 

Gustav själv har skapat en egen översikt i Analytics som han använder som grund för sina månatliga rapporter till ledningsgruppen ”Jag behöver bara öppna vyn, det är fantastiskt! Nu under Corona så kan vi se direkt hur vi påverkas”, säger Gustav. 

Analytics ger möjlighet att ställa olika undersökningar, index och frågor mot varandra och göra jämförelser. Mimer använde just nu Analytics för bostadsundersökningen CSC och inflytt, men fler löpande mätningar i nyproduktions- och ombyggnadsundersökningar ska kopplas på i verktyget. 

Gustav avslutar med att säga ”Nu vet vi att vi får textsvar ofta och i hanterbar mängd. Framåt är steget hur vi tar hand om det på bästa sätt och hur det blir en hjälp till vår styrning. Personalen har börjat bygga egna översikter och vi har en positiv anda och energi kring det här. Det kommer bli som vi tänkt oss, Analytics är verktyget vi letat efter.” 

Mer inspiration?

Läs om AB Karlskronahem och hur de integrerat FastAPI genomföra automatiska och löpande bostadsundersökningar.